Eventmanager haben so viele unterschiedliche Aufgaben, dass sie oft Generalisten sind. Viele bringen Organisations- und Kommunikationstalent mit – halten viele Fäden in der Hand. Und genau deshalb können sie sich nur selten um die Eventtechnik kümmern. Oder gar in das Thema einarbeiten. Dafür gibt es ja schließlich zahlreiche und kompetente Dienstleister. Doch wie rede ich mit diesen, wenn ich kaum etwas von Technik verstehe? Wie prüfe ich deren Angebote? Woher weiss ich, was ich wirklich brauche und was nur ein Nice-to-have ist? Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen Technik für Ihre Veranstaltungen verständlich(er) machen. Los geht’s:

Eventtechnik für Nicht-Techniker

Eventtechnik für Nicht-Techniker

Präsentationstechnik

Welche Eventtechnik brauche ich grundsätzlich? Was frage ich beim Technikdienstleister an? Und was gebe ich als Standard meinen Referenten vor?

Dafür brauchen Sie ein paar grundsätzliche Entscheidungen oder Informationen. Je nachdem, ob Sie entscheiden oder ein Dritter.

#eventprofs Welche Veranstaltungstechnik brauche ich grundsätzlich? Was frage ich beim Technikdienstleister an? Was gebe ich als Standard meinen Referenten vor? Hier die Antworten – endlich verständlich. ✅ #messedigital #eventtech Klick um zu Tweeten

Eventtechnik: Grundsätzliche Entscheidungen

Gibt es eine zentrale Zuspielung aus einer Regie? Oder übernimmt der Speaker die Steuerung seiner Präsentation von der Bühne? Was möchte er zeigen? Benötigt er zudem einen Internetanschluss? Gibt es Video-Einspieler? Oder spielt er nur Powerpoint-Folien ab? Soll es ein Vorschaudisplay auf der Bühne geben? Also einen Monitor, auf dem der Referent selbst noch einmal seine Folien sehen kann? Soll da die Referentenansicht, also mit Notizen, sichtbar sein? Wer klickt die Präsentation? Die Regie oder der Referent selbst?

Die Hardware

Klären Sie dann die Hardware. Brauchen und wollen Sie Windows-Rechner oder Macs zur Verfügung stellen? Denken Sie bei den Apple-Geräten an den eingebauten Copyright-Schutz: HDCP. Dieser führt dazu, dass Videos, welche über ein Apple-Gerät abgespielt werden, nicht dargestellt werden. Sie zeigen schlichtweg ein schwarzes Bild.

Die Software

Was soll auf dem Rechner drauf sein? Also was wollen Sie zeigen? Reicht das Standard Office-Paket und Powerpoint für eine ‘normale’ Präsentation? Oder möchte Ihr Referent eine PDF oder sogar eine Apple Keynote-Präsentation zeigen. Achtung; nicht zu verwechseln mit dem gängigen Begriff Keynote-Speaker. Keynote ist eine Präsentationssoftware von Apple.

Eventtechnik Präsentation

Eventtechnik – welche Art von Präsentation soll es sein?

Legen Sie einen Standard fest

Unser Tipp: Legen Sie fest, welche Hard- und Software Sie Ihren Referenten zur Verfügung stellen wollen. 2019 wäre das beispielsweise einen leistungsstarker Rechner mit bspw. Windows2010, Office Professional und Powerpoint in der neuesten Version. Bauen Sie ein geschlossenes System auf. Dann funktioniert auch alles.

#eventprofs Tipp: Legen Sie fest, welche Hard- und Software Sie Ihren Referenten zur Verfügung stellen wollen. Mehr Tipps für Ihre Veranstaltungstechnik 👉 #messedigital #eventtech Klick um zu Tweeten

Laptop und Software des Referenten

Bringt doch einer Ihrer Referenten einen eigenen Laptop mit, sollte dieser ein bis zwei Stunden vor seinem Vortrag alles einmal testen. Am besten zusammen mit einem Techniker, der das zuvor genannte System aufgebaut hat. Oder Sie senden alle Präsentationen vorab an den Techniker zur Prüfung. Im Zweifelsfall könnte Ihr Referent auch eine pdf-Version seiner Präsentation dabei haben und abspielen. Nur integrierte Filme laufen dann eben nicht mehr.

Unterschätzen Sie diesen Punkt nicht. Auch wenn beim Referenten ‘zu Hause’ alles perfekt lief. Die unterschiedlichen Systeme vertragen sich manchmal eben doch nicht. Und wenn Sie dann keine Zeit mehr für einen Testlauf haben, kann es im entscheidenden Moment sehr peinlich werden.

#eventprofs Machen Sie vor dem Einsatz Ihrer Veranstaltungstechnik einen Probelauf – auch mit den Referenten. Dann klappt's auch im entscheidenden Moment. ✅ #eventtech #messedigital Klick um zu Tweeten
Eventtechnik immer im Probelauf-testen

Eventtechnik immer im Probelauf testen

Content und Eventtechnik

Heutzutage sind Präsentationen und die dafür genutzte Eventtechnik meist im 16:9 Format. Kommt jetzt ein Referent mit einem Foliensatz von 4:3 und die Leinwand und Projektion sind auf 16:9 eingerichtet, gibt es die schwarzen Streifen rechts und links von seiner eigentlichen Präsentation. Oder das Bild wird sehr verzerrt dargestellt. Es erscheint dann in die Breite gezogen.

Ebenso müssen die Videos in ausreichender Qualität eingebettet sein. Leider sehen die meisten Speaker ihre eigenen Folien nur am kleinen Laptop-Bildschirm. D.h. sie können gar nicht vorab erkennen, wie pixelig ihre Bilder auf einer großen Leinwand aussehen werden. Gute Techniker checken Präsentationen und alle darin eingebetteten Medien vorab. Auch deshalb sollten Sie die Präsentationen vor der Veranstaltung einsammeln.

#eventprofs Gute Techniker checken Präsentationen und alle darin eingebetteten Medien vorab. ✅ ✅ ✅ Auch deshalb sollten Sie die Präsentationen vor der Veranstaltung einsammeln. #messedigital #eventtech Klick um zu Tweeten
grosse Leinwände bespielen

große Leinwände bespielen

So viel zu den grundsätzlichen Überlegungen vorab. Schauen wir uns ein paar konkrete Fragen zur Präsentationstechnik an.

Folgende Arten von Projektionen gibt es

  • Frontprojektion – das Bild wird von vorn auf die Leinwand geworfen. Das ist die einfachste Form der Projektion. Nachteil: Der Referent steht je nach baulicher Gegebenheit im oder läuft durchs Bild. Das sieht nicht nur für das Publikum einfach unschön aus. Außerdem wird er durch den Lichtaustritt des Projektors geblendet.
  • Rückprojektion – das Bild entsteht durch Projektoren hinter der Leinwand. So können Sie den zuvor beschriebenen Effekt des Referenten im Bildes verhindern.
  • Tandem- oder Sandwichprojektion – 2 Projektoren erzeugen ein Bild. Beide zeigen die gleichen Bildinhalte. Das nutzen Sie, wenn Sie sich sicher sein wollen, dass Ihre Bildprojektion weiterläuft; falls einer der Projektoren ausfällt. Oder es einfach irgendwo einen Wackelkontakt gibt. Technik kann immer ausfallen. Ist es also enorm wichtig, dass die Präsentation abgespielt werden kann, ist eine Tandemprojektion die richtige Wahl. Natürlich ist diese auch teurer. Deshalb wird sie meist bei Veranstaltungen eingesetzt, welche gesetzlich eine Ausfallsicherheit der Technik bieten müssen. Zum Beispiel bei Jahreshauptversammlungen von großen Aktiengesellschaften.

Überlegen Sie sich vorab: Wie wollen Sie Ihre Bühne aufbauen und was wollen Sie transportieren?

#eventprofs Frontprojektion, Rückprojektion, Tandem- oder Sandwichprojektion. Endlich verständlich erklärt. 👉 #eventtech #messedigital Klick um zu Tweeten
Eventtechnik Bühne aufbauen

Wie wollen Sie die Bühne aufbauen?

Beamer oder LED-Wand

Das hängt von dem Raum, der Helligkeit und dem Aufbau ab. Haben Sie einen hellen Raum mit vielen Fenstern, brauchen Sie eine starke Lichtquelle für Ihre Präsentation. Je heller es ist, desto eher ist das ein Fall für LEDs, selbstleuchtende Displays. Selbst ein richtig starker Beamer mit 30.000 AnsiLumen reicht nicht, wenn die Sonne in Ihren Tagungsraum ‘reinknallt’. Die Umgebung ist also das A und O bei der Frage nach Beamer oder LED. Bedenken Sie allerdings auch, dass LED-Technik immer teurer ist als ein Beamer.

#eventprofs Selbst ein richtig starker Beamer mit 30.000 AnsiLumen reicht nicht, wenn die Sonne in Ihren Tagungsraum ‘reinknallt’. Mehr Tipps zu Beamern und Lichttechnik auf #Events 👉 #messedigital #eventtech Klick um zu Tweeten

Lichtstärke von Beamern

Wie lichtstark sollte Ihr Beamer sein? Als Faustregel gilt: 500 Lumen je m² Leinwand.
Dazu kommt natürlich wieder der Aspekt, wie hell der Tagungsraum ohnehin ist. Für einen ‘Glaskasten’ brauchen Sie deutlich mehr.

Folgende Beamer finden Sie auf dem Markt:

  • DLP = Digital Light Processing. Die sind günstig und eher im Bereich HomeCinema geeignet.
  • LCD = Liquid Crystal Display, also Flüssigkristall-Display.
  • Laser = projizieren Laserpunkte.

LCD und Laser-Beamer sind heller und haben die besseren Schwarzwerte und wirken dadurch schärfer und kontrastreicher. Daher eignen sie sich für den Profibereich – also für Ihre Veranstaltungen.

Eventtechnik Beamer

Unterschiedliche Beamer richtig einsetzen

Bild-, Video- und Leinwandformate

Schauen wir uns noch die häufigsten Formate für Präsentationen und Leinwände an.

  • HD-Ready
    Ein Beamer oder TV-Gerät in ‘HD-Ready’, also in High Definition = hochauflösend, hat eine Auflösung von 1280 Pixeln (px) x 720 (px). Dabei gibt der erste Wert die Breite an und der zweite die Höhe. Auf den Geräten steht dann häufig 720p.

  • Full-HD
    Diese Geräte bringen eine Auflösung von 1920 px x 1080 px mit. Das ist heutiger Standard.

  • 4K
    Ist 4x Full-HD, also zweimal die Höhe und zweimal die Breite, sprich: 3840 px x 2160 px. So aufgelöste Bilder und Videos sind wesentlich detailreicher und können viel mehr Inhalt darstellen. Doch Achtung: Der Bildinput muss stimmen. Bilder in geringer Auflösung sehen gerade in 4K einfach sehr pixelig aus. Derzeit löst 4K den Full-HD Standard ab.

Seitenverhältnisse der Formate:

4:3 – Bild und Videoformate, die bis vor ca. 6 bis 7 Jahren Standard waren.
16:9 – das klassische TV-Format und Präsentationsformat
21:9 – das Kinoformat.

Die Softedge-Projektion

Das sind Projektionen, die Sie brauchen, um andere Formate darstellen zu können. Möchten Sie auf Ihrer breiten Leinwand mehr darstellen als Sie auf 16:9 ‘unterkriegen’, ist Softedge das Richtige. Dabei sorgen 2 oder mehr Projektoren dafür, dass Ihr Bild die Standard 16:9 Breite übersteigt. An der gemeinsamen Bildkante finden Sie den Softedge-Effekt. Der rechte Beamer hat links eine weiche Bildkante und der linke Beamer hat sie rechts. So überlappen sich die Bilder und durch den weichen Übergang sieht das niemand mehr.

#eventprofs Softedge-Projektion, HD-Ready, Full-HD, 4K, 4:3, 16:9 und mehr – endlich verständlich erklärt. 👉 #messedigital #eventtech Klick um zu Tweeten
Softedge: für sehr breite Leinwände und Praesentationen

Softedge: für sehr breite Leinwände und Praesentationen

Beschallung = Tontechnik

Zur Eventtechnik gehört neben der Präsentationstechnik auch oft eine Tonanlage. Manchmal ist der Raum so klein, dass es auch ohne Mikrofone und Lautsprecher funktioniert. Doch in den meisten Fällen sind die Räume so groß und die Teilnehmerzahl so hoch, dass der Referent oder der abzuspielende Ton nur über einen Lautsprecher auch bis in die letzte Reihe verstanden wird.

Für die Tonwiedergabe vom Laptop benötigen Sie ein Mini-Klinkenkabel und eine DI-Box. Diese gleicht das unsymmetrische Signal in ein symmetrisches Signal beim Mischpult an. So können Sie ein eventuell auftretendes Brummgeräusch eliminieren.

Bei einem halligen Raum sollte die Tonanlage so positioniert sein, dass sich der Referent durch Raum-Rückkopplungen nicht doppelt hört. Damit er sich nicht zeitversetzt selbst hört, brauchen Sie Monitor-Lautsprecher auf der Bühne. So bleibt der Schall dicht beim Referenten. Darüber hinaus kann der Referent Fragen über Publikumsmikrofone besser hören. In einem kleinen Raum brauchen Sie so etwas nicht.

Eventtechnik Lautsprecher

Die richtigen Lautsprecher wählen

Verschiedene Mikrofone

Ein Schwanenhalsmikro, also ein festes Mikrofon am Rednerpult, ist ziemlich empfindlich. D.h. es nimmt auch viel Raum auf und wirkt dadurch manchmal sehr hallig. Und der Referent muss direkt ins Mikro sprechen. Dreht er seinen Kopf oft zur Seite, kommt beim Publikum nicht jedes gesprochene Wort an.

Ein Headset ermöglicht dem Referenten einen großen Bewegungsradius und er hat die Hände frei. Zum Beispiel für den Presenter zum Weiterklicken und für Notizzettel. Allerdings sind Headsets in einer akustisch schwierigen Location auch nicht immer die beste Wahl. Sie sind sehr empfindlich für Rückkopplungen. Beispielsweise wenn der Referent vor oder in unmittelbarer Nähe zu einem Lautsprecher steht.

Ein dynamisches Handmikro ist die Allround-Waffe unter den Mikrofonen, weil Techniker diese in den meisten Fällen sehr gut steuern können. Sie sind durch ihre Bauart unempfindlich für Rückkopplungen. Allerdings halten Referenten ein Handmikro oft falsch; also einfach zu weit weg vom Mund. Und manchmal nutzen sie es sogar als ‘Zeigestock’. Dennoch sind Handmikros auch bei Referenten sehr beliebt. Sie haben so einfach etwas zum Festhalten, denn viele wissen bei einem Vortrag einfach nicht “Wohin mit den Händen?”.

#eventprofs Ein dynamisches Handmikro ist die Allround-Waffe unter den Mikrofonen, weil Techniker diese in den meisten Fällen sehr gut steuern können. Mehr Tipps zu Mikrofonen für Ihre #Events 👉 #messedigital Klick um zu Tweeten
Handmikro

Handmikro: die Allround-Waffe unter den Mikrofonen

Beschallungsarten und der Rückkopplungseffekt

Ganz klassisch stehen links und rechts von der Bühne die Lautsprecher. Diese können durch den fest definierten Abstrahlwinkel nicht den gesamten Zuhörer-Bereich abdecken. Deshalb füllen Techniker die vordere Bühnenkante mit kleinen Lautsprechern auf. Das sind die sogenannten Nahfeld-Boxen oder auch Nearfill-Boxen.

Haben Sie einen länglichen Raum, brauchen Sie auch im hinteren Bereich Lautsprecher. Diese müssen zeitlich verzögert angesteuert werden – wegen der Schallgeschwindigkeit. Daher nennt man diese Beschallung Delay-Line oder Delay-Lautsprecher. Je länger Ihr Raum wird, desto mehr Delay-Lines brauchen Sie, um die Sprachverständlichkeit bis in die letzte Reihe zu sichern.

Zum allseits gefürchteten „Pfeifen“ in einer Beschallungsanlage, also zum Rückkopplungseffekt kommt es, wenn die Lautsprecher hinter oder nahe dem Mikrofon des Referenten stehen. Ein gutes Set-up berücksichtigt dies gleich von Anfang an. Es kann allerdings auch passieren, dass ein bewegungsfreudiger Referent oder Moderator sich plötzlich vor die regulär aufgestellten Boxen stellt. Und dann wandert der Schall vom Mikro in die Boxen und von da nochmal ins Referenten-Mikro und das potenziert sich. Bis es zu diesem furchtbaren Pfeifen kommt. Ein guter Techniker informiert deshalb die Referenten auch immer, wo sie sich keinesfalls aufhalten sollten.

#eventprofs Zum allseits gefürchteten „Pfeifen“ in einer Beschallungsanlage, also zum Rückkopplungseffekt kommt es, wenn die Lautsprecher hinter oder nahe dem Mikrofon des Referenten stehen. Mehr dazu 👉 #eventtech #messedigital Klick um zu Tweeten
Boxen auf der Bühne: Monitorlautsprecher

Boxen auf der Bühne: Monitorlautsprecher

Eine gute Beschallung erkennen Sie daran, dass

  • die oben genannten Punkte berücksichtigt sind und
  • ein Techniker zum Aussteuern der Sprache und Videos des Referenten eingeplant ist.

Beleuchtungstechnik = Licht

Nachdem Sie die Medien abspielen können, sie auf der Leinwand gezeigt und im Raum gehört werden können, brauchen Sie noch das richtige Licht.

Für einen Kongress brauchen Sie zunächst einmal eine saubere Grundausleuchtung der Bühne. Diese sollte nicht in die Projektionsfläche hineinragen und darf weder die Referenten noch die Teilnehmer blenden.

Damit Ihre Bühne bzw. das Bühnen-Gesamtbild plastischer wirkt, können Sie Spitzlicht (Rücklicht) einsetzen. Das betont die Konturen des Referenten. Und auch hier gilt: Bitte nicht die erste Reihe Ihres Publikums blenden.

Müssen Sie jede Bühne ausleuchten? Im Normallfall gilt: Wenn jemand drauf steht, dann Ja. Wenn sie sehr klein ist und der Raum sehr hell, brauchen sie das natürlich nicht. Außerdem sollten Sie das Bühnenlicht dimmen können. Beispielsweise, wenn ein Filmeinspieler gezeigt wird.

#eventprofs Damit Ihre Bühne bzw. das Bühnen-Gesamtbild plastischer wirkt, können Sie Spitzlicht (Rücklicht) einsetzen. Das betont die Konturen des Referenten. #eventtech #messedigital Klick um zu Tweeten
Bühne richtig ausleuchten

Bühne richtig ausleuchten

Verschiedene Scheinwerfer

Für einen typischen Kongress benötigen Sie häufig

  • Stufenlinsen-Scheinwerfer
  • Torblenden zur Abschattung
  • und Spots- bzw. Profiler-Scheinwerfer.

Mit den Stufenlinsen-Scheinwerfern können Sie den Lichtaustritt enger oder weiter stellen. So wird das Licht flutiger oder spottiger. Je nachdem, was Sie betonen wollen. Mit den Torblenden können Sie den Lichtstrahl noch gezielter lenken. Und die Profiler-Scheinwerfer haben Blendenschieber. Damit können Sie scharfe Lichtkanten produzieren, z. B. fürs Rednerpult, Roll-Ups, Banner oder die Bühnenkante.

Speichern Sie vorher am besten mehrere Licht-Presets ein. So können Sie je nach Bühnensituation, z. B. Podiumsdiskussion, Einzelvortrag oder Filmeinspieler, schnell zur richtigen Ausleuchtung wechseln.

Scheinwerfer

Die richtigen Scheinwerfer wählen

Der Anlass bestimmt die Lichtstimmung

Der Anlass ist entscheidend für die richtige Lichtstimmung. Bei einem Kongress muss hauptsächlich die Bühne sauber ausgeleuchtet sein. Im restlichen Saal muss es so hell sein, dass Ihre Teilnehmer noch mitschreiben können.

Ein Messestand wiederum sollte flächig, also gleichmäßig, ausgeleuchtet sein. Dabei sollten alle Bereiche auch die gleiche Farbtemperatur haben. Es sei denn, Sie wollen bewusst Highlights setzen. Mit kaltem Licht oder Profilern können Sie den Fokus auf Ihre Exponate setzen.

Übrigens: Licht kann auf einem Gala-Abend den Geschmack des Essens erheblich beeinflussen. Oder würden Sie gern vom grünlich/bläulich angestrahlten Buffet probieren wollen? Besser sind da warme Farben: gelb, orange, amber etc.

Und auch Tanzflächen sollten warm und eher gedimmt ausgeleuchtet sein. Oder würden Sie gern im grellen Krankenhaus-Licht tanzen?

#eventprofs Fürs Catering und für die Tanzflächen brauchen Sie warmes Licht. Mehr Tipps für Ihre Lichttechnik auf #Events 👉 #messedigital #eventtech Klick um zu Tweeten
warmes Licht fürs Catering

warmes Licht fürs Catering

Strom

Zur Eventtechnik zählt auch der Strom und der muss geplant werden. Haben Sie einen Technik-Dienstleister an der Hand, rechnet dieser für Sie die Leistung aller technischen Geräte zusammen. Und dimensioniert die Stromanschlüsse nach seinen Vorgaben. Das können Sie bei kleineren Messeständen auch selbst errechnen. Der Verbrauch steht auf dem Gerät. Schauen Sie einfach mal nach, addieren Sie und planen noch etwas Puffer ein. Zum Beispiel für das Smartphone oder den Laptop des Kollegen.

Eine Kaffeemaschine hat beispielsweise 1000 bis 1500 Watt. Der Standard-Stromanschluss hat 3,5 KW (also 3500 Watt) bei 230 Volt. Kommen Sie über die 3500 Watt hinaus, benötigen Sie entweder eine weitere Zuleitung oder Starkstrom.

Haben Sie einen größeren Messestand, lassen Sie Ihren Techniker alles zusammenrechnen. Denken Sie dabei an alle Rechner, Laptops, Kaffeemaschinen, sämtliche Bildschirme, an Warmhaltebehälter fürs Catering etc. Auch wenn Starkstrom auf Messegeländen meist sehr teuer ist, wer zu wenig Strom bestellt, muss mit Überlast und Kurzschlüssen auf seinem Stand rechnen. Und damit ist dann auch der perfekte Messestand ‘hinüber’.

#eventprofs Wie viele Stromanschlüsse müssen Sie für Ihre Veranstaltung bestellen? Und brauchen Sie Starkstrom? Hier sind die Antworten 👉 #eventtech #messedigital Klick um zu Tweeten
Stromverbrauch selbst berechnen

Stromverbrauch selbst berechnen

Fazit:

Eventtechnik muss kein Buch mit sieben Siegeln bleiben. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, prüfen Sie doch gleich einmal Ihre Angebote und sprechen Sie mit Ihrem Dienstleister. Stellen Sie einfach einmal eine Verständnisfrage mehr und nutzen Sie die Bildersuche von Google für Ihnen noch unbekannte Eventtechnik.

Wenn Sie sich fragen, wie wir das gelöst haben, dann schauen Sie mal in den Artikel „Veranstaltungstechnik – endlich verständlich„.

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