Kennen Sie das auch? Zusammen mit Ihrer Agentur oder mit der Location Ihrer Wahl planen Sie die nächste Veranstaltung. Manchmal läuft alles wie geschmiert und manchmal ist irgendwie der Wurm drin. Wie erfolgreich Ihre Messeteilnahme, Ihr Kongress oder Ihr Corporate Event dabei verlaufen wird, hängt auch sehr von dem Projektleiter für das Event ab. Doch was zeichnet denn nun einen guten Eventmanager aus? Fragen Sie 10 Leute und Sie bekommen 11 unterschiedliche Antworten und es kommt – wie so oft im Leben – darauf an.

Ihre Erwartungen an das Gute

Wann Sie die Leistung Ihres Eventmanagers als ‘gut’ einstufen, hängt auch von Ihren Erwartungen ab. Was wünschen und was fordern Sie von Ihrem Counterpart? Was ist das Ziel Ihrer Veranstaltung?

Wollen Sie Ihre Veranstaltung auf klassischem Wege organisiert wissen oder darf’s auch etwas interaktiver sein? Wie mutig sind Sie in Sachen VR oder anderen digitalen Tools?

Formulieren Sie es smart (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) und sagen Sie auch, wie Sie sich die Zusammenarbeit vorstellen. Kommunizieren Sie das gleich von Anfang an und auch zwischendurch immer wieder. Die Chancen stehen gut, dass Ihr Eventmanager diese dann auch erfüllen wird.

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Was ist das Ziel des Events?

Was ist das Ziel Ihrer Veranstaltung?

Ihre Perspektive

Bleiben wir noch kurz bei Ihnen bevor wir uns den Eventmanager genauer ansehen. Was einen guten Eventmanager auszeichnet, hängt auch sehr von Ihrer Sicht auf die Dinge ab.

Aus welcher Perspektive schauen Sie auf das Event? Sind Sie der Kunde und arbeiten für ein Unternehmen? Oder sind Sie selbst Projektleiter in einer Agentur und arbeiten mit dem Eventmanager einer Location zusammen? Vielleicht sind Sie der Vorgesetzte des Projektleiters in der Agentur, dem Unternehmen oder dem Verein? Oder Sie sind selbst Dienstleister für das Event und liefern das Catering oder die Technik?

Je nachdem mit welcher Brille Sie auf den Eventmanager schauen, haben Sie andere Kriterien an die Leistung Ihres Projektleiters. Denken Sie nur einmal an die finanzielle Sicht. Als Vorgesetzter Ihres Eventmanagers haben Sie relativ hohe Zielvorstellungen in Sachen Umsatz und Deckungsbeiträge. Sind Sie Auftraggeber wollen Sie gerade diese Zahlen möglichst gering halten. Ein guter Eventmanager schafft diesen Spagat und vermittelt zwischen diesen unterschiedlichen Stakeholdern.

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Die fachliche Expertise des Eventmanagers

Doch nun endlich zum Eventmanager selbst. Natürlich sollte der oder meist die Eventmanagerin die passende fachliche Qualifikation mitbringen. Das bedeutet eine Berufsausbildung zum Veranstaltungskaufmann oder -frau oder eben einen Bachelor oder Master dem mit Schwerpunkt Eventmanagement. Denn Eventmanagement ist deutlich mehr als ein paar Räume reservieren, Catering ordern und Technik bestellen.

Eventmanager lernen daher heute neben kaufmännischen Grundlagen wie BWL, Buchführung und Bilanzierung, Wirtschaftsrecht, Statistik die Anforderungen des Event-Managements kennen. Dazu gehören unter anderem:

  • Eventplanung (Personal, Marketing)
  • Logistik im Eventmanagement
  • Krisen- und Sicherheitsmanagement
  • Sponsoring
  • Businessplanung
  • Messen, Tagungen und Kongresse
  • Großveranstaltungen in Kultur und Sport
  • Corporate Events
  • Konzeption und Inszenierung von Events
  • Trends im Eventmanagement
  • Internationales Veranstaltungsmanagement
  • Interkulturelles Management
  • Kreativitätstechniken
  • Führung und Personalentwicklung
  • Soft-Skills

Eine solide Basis-Ausbildung ist dabei mindestens genauso wichtig wie die gesammelten Erfahrungen aus der Praxis. Wichtig ist, dass der Eventmanager und das geplante Event ‘zusammen passen’. Bestimmt fühlen auch Sie sich besser betreut, wenn seine oder ihre Berufspraxis zu Ihrem Event und zu Ihren Eventzielen passen.

Schon allein Fachmessen sind anders als Endverbrauchermessen. Und Festivals wiederum haben ganz andere Anforderungen an den Eventmanager als Medizinkongresse, Tagesworkshops oder gar BarCamps. Aber Achtung vor Schubladendenken. Viele Eventmanager können aufgrund ihrer umfangreichen Expertise sich schnell auf neue Veranstaltungen und Anforderungen einstellen.

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Eventmanager haben oft umfangreiche Referenzen

Eventmanager haben oft umfangreiche Referenzen

Die Softskills Ihres Eventmanagers

Wann Sie die Softskills Ihres Eventmanagers als ‘gut’ bezeichnen, hängt auch von Ihrem Event ab. Auch wenn das vielleicht nicht gleich auf der Hand liegt. Schauen wir uns ein paar der häufig geforderten Skills genauer an.

Umgang mit Herausforderungen, Stress und Service-Mentalität

Ein Eventmanager, der Herausforderungen mit einer positiven Grundhaltung annimmt, wird von den meisten von uns wohl als ein guter Eventmanager angesehen. Für ihn selbst wird das Event mit solch einer Einstellung ebenfalls deutlich angenehmer, als wenn jedes Problem zum Ärgernis wird. Wer darüber hinaus gut mit Stress umgehen kann und eine gute Portion Service-Mentalität mitbringt, punktet ebenfalls im Eventmanagement und beim Umgang mit seinen Eventkunden.

Talent für Organisation, Motivation und Improvisation

Eventmanager brauchen ein gewisses Organisationstalent und da vor, während und nach dem Event niemals alles glatt läuft auch eine Portion Improvisationstalent. Wer darüber hinaus sich selbst und andere gut motivieren kann, übersteht auch schwierige oder eintönige Aufgaben im Eventmanagement.

Empathie, Flexibilität und ‘going the extra mile’

Als Dienstleister müssen Eventmanager die Bedürfnisse unterschiedlichster Personen und Persönlichkeiten wahrnehmen und geschickt damit umgehen können. Ebenso wie mit den in der Natur der Sache liegenden Veränderungen innerhalb oder außerhalb der Projekte sowie mit den gerade vor Ort sehr langen Arbeitszeiten. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie sang- und klanglos allen Wünschen ihrer Kunden und Auftraggeber zustimmen sollten. Konstruktive Kritik im Sinne des Events ist durchaus angebracht. Spätestens hier zeigt sich, ob die beteiligten Parteien auf Augenhöhe zusammenarbeiten oder nicht.

#eventprofs Ein guter Projektmanager in der #MICE-Branche bringt eine Menge Softskills mit. Z.B. Organisationstalent, Empathie, Improvisationstalent etc. #messedigital #messedigitalblog Klick um zu Tweeten
Arbeiten Sie mit Ihrem Eventmanager auf Augenhöhe?

Arbeiten Sie mit Ihrem Eventmanager auf Augenhöhe?

Jeder Eventmanager hat andere Stärken

Und damit auch Schwächen. Ein besonders anschauliches und einfaches Modell zur Darstellung von Stärken und Schwächen ist das DiSG-Modell. Stark vereinfacht kann Ihr Eventmanager einer der vier Typen sein:

  • D – der dominante Typ, er ist der schnelle Macher, umsetzungs- und entscheidungsstark
  • i – initiativ und leicht für viele Ideen und Projekte zu begeistern, kommunikationsstark dafür nicht so stark in der Umsetzung
  • S – der stetige Typ, der sich sehr um das Wohl aller Beteiligten kümmert. Mehr als um das eigene. Für Entscheidungen und Aufgaben lässt er sich mehr Zeit als D oder i.
  • G – der gewissenhafteste unter allen. Wenn etwas sehr genau analysiert und umgesetzt werden soll, ist er bzw. sie die Richtige. Textkorrektur, statistische Analysen oder Budgets sind bei ihm in guter Hand. Wie S benötigt er dafür relativ viel Zeit.

In der Praxis zeigt sich, dass wir meist eine Mischung aus allen vier Charaktertypen sind – mit der Tendenz zu einem Typen.

Wenn Sie sich dieses Modell vor Augen führen, erkennen Sie schnell, dass jeder Typ so seine Stärken und Schwächen hat. Am besten hat ein Eventmanager in seinem Team Menschen der anderen Kategorien und arbeitet mit ihnen vertrauensvoll zusammen. Was aufgrund der unterschiedlichen Präferenzen und Charaktere durchaus auch sehr herausfordernd sein kann.

Ob Sie Ihren Eventmanager nun als genau den Richtigen empfinden, hängt also unter anderem auch davon ab, wie Sie selbst ticken.

#eventmanagement Ob Sie Ihren #Event-Projektleiter als genau den Richtigen empfinden, hängt also unter anderem auch davon ab, wie Sie selbst ticken. #DiSG #messedigital #messedigitalblog Klick um zu Tweeten
Jeder Eventmanager hat seine Stärken

Jeder Eventmanager hat seine Stärken.

One face to the customer?

Wie ist das bei Ihnen? Bevorzugen Sie einen festen Ansprechpartner für Ihre Veranstaltung oder wünschen Sie sich Gespräche und Kontakt mit den jeweiligen Experten?

Unsere Arbeitswelt wird immer spezialisierter. Das gilt auch für das Eventmanagement. Noch vor wenigen Jahren brauchten sich Eventmanager nicht um digitale Tools, Online-Marketing, Verfügbarkeit von Hotelplattformen wie hrs & Co. kümmern. Deshalb gibt es in Eventteams heute auch Spezialisten für diese Aufgaben.

Beim Prinzip ‘one face to the customer’ gibt Ihr Projektleiter diese Informationen ‘nur’ an Sie weiter. Wie gut fühlen Sie sich dabei betreut? Je stärker Sie nachhaken, desto eher tun sich bei ihm Lücken auf. Können Sie das akzeptieren und im Gegenzug nur mit einer Person Ihr Event planen? Oder wollen Sie’s lieber ganz genau wissen und nehmen dafür mehrere Ansprechpartner in Kauf?

Das Prinzip des ‘one face to the customer’ ist aus meiner Sicht im Eventmanagement immer noch berechtigt. Schon allein wegen der vielen Gewerke, die bei einer Veranstaltung involviert sind. Die Frage ist nur: Wie streng gehen wir als Auftraggeber oder als Eventmanager damit um?

#messedigital Das Prinzip des ‘one face to the customer’ ist im #Eventmanagement immer noch berechtigt. Schon allein wegen der vielen Gewerke, die bei einer Veranstaltung involviert sind. #messedigitalblog Klick um zu Tweeten
one face to the customer im Eventmanagement

‚one face to the customer‘ im Eventmanagement

Brauchen wir agiles Projektmanagement?

Wir brauchen ein flexibles Projektmanagement, welches dennoch von Meilensteinen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten gekennzeichnet ist. Starre Projektpläne helfen uns heute nicht mehr weiter. Doch genauso wenig sollten wir auf jegliche Art von Planung verzichten oder gar ‘endlose Abstimmungsschleifen drehen’.

Viel wichtiger sind die Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Und Verständnis für die Lage, die Sicht und die Stärken des Gegenübers. Wir brauchen Zeit. Zeit fürs Kennenlernen, für den Aufbau von Vertrauen, für kreative Gedanken, kritische Prüfungen und für eine echte Beratung – durch einen guten Eventmanager. Eine Beratung im Sinne des gemeinsam geplanten Events.

#eventprofs Viel wichtiger als #agiles Projektmanagement sind die Zusammenarbeit auf Augenhöhe und Verständnis für die Lage, die Sicht und die Stärken des Gegenübers. #messedigital #messedigitalblog Klick um zu Tweeten
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