… und wie Sie sie vermeiden. Eventmanagement ist wirklich komplex. Deshalb lauern dort auch eine Vielzahl von Stolperfallen. 5 davon sind ziemlich verbreitet. Machen Sie diese auch?

1) Sie haben kein Projektmanagement etabliert

Hand auf’s Herz: Wie oft haben Sie schon Events geplant, die einfach irgendwie so losgingen und dann auch irgendwie stattfanden? Professionell ist das nicht, doch es kommt immer noch vor. Wahrscheinlich weniger, wenn Sie in einem großen Unternehmen oder einer Eventagentur arbeiten. Doch je eher sie Events „so nebenbei“ organisieren, desto grĂ¶ĂŸer ist die Chance, dass Sie von einem internen oder externen Auftraggeber damit ĂŒberrumpelt werden.

Damit Ihr Event dennoch ein voller Erfolg werden kann und Ihr Eventmanagement in geordneten Bahnen ablĂ€uft, brauchen Sie ein richtiges Projektmanagement. Dazu gehören ein Projektziel, ein Verantwortlicher, konkrete Maßnahmen, Meilensteine und ein Projektcontrolling. Je nach EventgrĂ¶ĂŸe darf das dann umfangreicher ausfallen oder eben auch nicht.

Projektmanagement fĂŒr Events

Projektmanagement fĂŒr Events

#eventprofs Damit Ihr Event dennoch ein voller Erfolg werden kann und Ihr Eventmanagement in geordneten Bahnen ablÀuft, brauchen Sie ein richtiges Projektmanagement. #messe #event #messedigital Klick um zu Tweeten

2) Sie kennen den finanziellen Erfolg nicht

Ob Sie nun mit Ihrem Event Gewinne erwirtschaften mĂŒssen oder einfach „nur“ die Kosten decken sollen, Sie brauchen einen Überblick ĂŒber die Finanzen. Die externen Kosten lassen sich schnell aus der Buchhaltung holen. Doch wie sieht es mit den internen aus? Vor allem den Personalkosten? Und wie verfahren Sie mit den Kosten fĂŒr Freelancer & Co.? Haben Sie alle Kosten auf dem Schirm und klĂ€ren Sie intern, wann das Projekt ein Erfolg ist. Also auch in Euro und auf Deckungbeitrags-Stufe genau.

Finanzen und Controlling

Finanzen und Controlling

#eventprofs #messe Zu einem guten Projektmanagement gehört auch das Controlling: Haben Sie alle Kosten auf dem Schirm und klĂ€ren Sie intern, wann das Projekt ein Erfolg ist. 👉 #messedigital Klick um zu Tweeten

3) Sie haben keinen Stop-or-Go-Termin

Noch einmal geht es hier in Richtung Finanzen und Erfolgsaussichten Ihres Events. Und dafĂŒr brauchen Sie einen Termin, den Sie selbst bzw. in Abstimmung mit Ihrem Auftraggeber wĂ€hlen, an dem Sie ĂŒber das Fortschreiten des Projektes entscheiden. Klar, manchmal gibt es kein ZurĂŒck. Doch auch diese Entscheidung bringt schon viel Gewissheit fĂŒr den Projektverlauf.

Wenn Sie allerdings Ihr Event erst mit einer Mindestanzahl von Teilnehmern und Sponsoren und auch dementsprechenden UmsĂ€tzen ĂŒberhaupt erst umsetzen wollen und können, dann mĂŒssen Sie diese Kriterien zuvor festlegen. Am besten schriftlich. Die Gefahr ist sonst sehr groß, dass Sie und alle anderen Initatioren mittlerweile so emotional ans Projekt gebunden sind, dass Sie einfach nicht mehr loslassen können. Auch wenn Sie wĂŒssten, dass Sie es sollten. Die Alarmglocken sollten bei Ihnen bei folgendem Satz lĂ€uten: „Nun haben wir schon so viel Zeit und Geld hinein gesteckt, jetzt ziehen wir das auch durch.“

Stop or Go Termin

Stop or Go Termin

#eventprofs Warum Sie fĂŒr all Ihre Projekte auch einen Stop-or-Go Termin brauchen 👉 #messedigital #event #projektmanagement #controlling Klick um zu Tweeten

4) Sie schlagen sich auf die Seite des Auftraggebers

NatĂŒrlich sollen Sie kundenorientiert arbeiten. Doch im Laufe der Zeit kann es auch passieren, dass sich ein Eventmanager so sehr fĂŒr seinen Kunden engagiert, dass dabei die Ziele des eigenen Arbeitgebers in den Hintergrund geraten.

PrĂŒfen Sie bei jedem Zusatzwunsch daher zumindest einmal kurz innerlich: Ist das auch wirklich mein Job? Oder wĂ€lzt hier jemand Aufgaben und Kosten auf mich ab, die gar nicht zu mir gehören?

Kundenorientierung ist auch im Eventmanagement eine Gratwanderung

Kundenorientierung ist auch im Eventmanagement eine Gratwanderung

5) Sie vergessen die VIPs

Was, die VIPs? Ja, genau die. Nicht selten passiert es, dass gerade der Vorstand oder der Auftraggeber und sein Team vom Eventmanager vergessen werden. Wer so oft mit diesen Menschen in Kontakt ist, vergisst leicht, dass auch sie sich noch registrieren sollten. Oder dass auch sie einen Badge fĂŒr den Einlass aufs GelĂ€nde oder in RĂ€ume brauchen. Schließlich kennt sie ja auch jeder. Doch genau da liegt die Gefahr. In der SelbstverstĂ€ndlichkeit, mit der alle Beteiligten mit dieser Personengruppe oft zu tun haben. Und wĂ€hrend der CEO des Corporate Events oder der TagungsprĂ€sident eines Großkongresses noch denken „mich kennen hier eh alle“, kann es sein, dass sie ohne gĂŒltiges Ticket schnurstracks auf die nĂ€chste gut gebriefte Hostess stoßen. Und von dieser nicht hereingelassen werden wollen.

Benennen Sie daher gleich zu Projektbeginn jemanden in Ihrem Event-Team, der sich das VIP-Management kĂŒmmert.

VIPs beim Eventmanagement vergessen

VIPs beim Eventmanagement vergessen

#eventprofs Nicht selten passiert es, dass gerade der Vorstand oder der Auftraggeber und sein Team vom #Eventmanager vergessen werden. đŸ˜± #messedigital #events #mice Klick um zu Tweeten
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