… und wie Sie sie vermeiden. Eventmanagement ist wirklich komplex. Deshalb lauern dort auch eine Vielzahl von Stolperfallen. 5 davon sind ziemlich verbreitet. Machen Sie diese auch?

1) Sie haben kein Projektmanagement etabliert

Hand auf’s Herz: Wie oft haben Sie schon Events geplant, die einfach irgendwie so losgingen und dann auch irgendwie stattfanden? Professionell ist das nicht, doch es kommt immer noch vor. Wahrscheinlich weniger, wenn Sie in einem großen Unternehmen oder einer Eventagentur arbeiten. Doch je eher sie Events „so nebenbei“ organisieren, desto größer ist die Chance, dass Sie von einem internen oder externen Auftraggeber damit überrumpelt werden.

Damit Ihr Event dennoch ein voller Erfolg werden kann und Ihr Eventmanagement in geordneten Bahnen abläuft, brauchen Sie ein richtiges Projektmanagement. Dazu gehören ein Projektziel, ein Verantwortlicher, konkrete Maßnahmen, Meilensteine und ein Projektcontrolling. Je nach Eventgröße darf das dann umfangreicher ausfallen oder eben auch nicht.

Projektmanagement für Events

Projektmanagement für Events

#eventprofs Damit Ihr Event dennoch ein voller Erfolg werden kann und Ihr Eventmanagement in geordneten Bahnen abläuft, brauchen Sie ein richtiges Projektmanagement. #messe #event #messedigital Klicken Sie um zu Tweeten

2) Sie kennen den finanziellen Erfolg nicht

Ob Sie nun mit Ihrem Event Gewinne erwirtschaften müssen oder einfach „nur“ die Kosten decken sollen, Sie brauchen einen Überblick über die Finanzen. Die externen Kosten lassen sich schnell aus der Buchhaltung holen. Doch wie sieht es mit den internen aus? Vor allem den Personalkosten? Und wie verfahren Sie mit den Kosten für Freelancer & Co.? Haben Sie alle Kosten auf dem Schirm und klären Sie intern, wann das Projekt ein Erfolg ist. Also auch in Euro und auf Deckungbeitrags-Stufe genau.

Finanzen und Controlling

Finanzen und Controlling

#eventprofs #messe Zu einem guten Projektmanagement gehört auch das Controlling: Haben Sie alle Kosten auf dem Schirm und klären Sie intern, wann das Projekt ein Erfolg ist. 👉 #messedigital Klicken Sie um zu Tweeten

3) Sie haben keinen Stop-or-Go-Termin

Noch einmal geht es hier in Richtung Finanzen und Erfolgsaussichten Ihres Events. Und dafür brauchen Sie einen Termin, den Sie selbst bzw. in Abstimmung mit Ihrem Auftraggeber wählen, an dem Sie über das Fortschreiten des Projektes entscheiden. Klar, manchmal gibt es kein Zurück. Doch auch diese Entscheidung bringt schon viel Gewissheit für den Projektverlauf.

Wenn Sie allerdings Ihr Event erst mit einer Mindestanzahl von Teilnehmern und Sponsoren und auch dementsprechenden Umsätzen überhaupt erst umsetzen wollen und können, dann müssen Sie diese Kriterien zuvor festlegen. Am besten schriftlich. Die Gefahr ist sonst sehr groß, dass Sie und alle anderen Initatioren mittlerweile so emotional ans Projekt gebunden sind, dass Sie einfach nicht mehr loslassen können. Auch wenn Sie wüssten, dass Sie es sollten. Die Alarmglocken sollten bei Ihnen bei folgendem Satz läuten: „Nun haben wir schon so viel Zeit und Geld hinein gesteckt, jetzt ziehen wir das auch durch.“

Stop or Go Termin

Stop or Go Termin

#eventprofs Warum Sie für all Ihre Projekte auch einen Stop-or-Go Termin brauchen 👉 #messedigital #event #projektmanagement #controlling Klicken Sie um zu Tweeten

4) Sie schlagen sich auf die Seite des Auftraggebers

Natürlich sollen Sie kundenorientiert arbeiten. Doch im Laufe der Zeit kann es auch passieren, dass sich ein Eventmanager so sehr für seinen Kunden engagiert, dass dabei die Ziele des eigenen Arbeitgebers in den Hintergrund geraten.

Prüfen Sie bei jedem Zusatzwunsch daher zumindest einmal kurz innerlich: Ist das auch wirklich mein Job? Oder wälzt hier jemand Aufgaben und Kosten auf mich ab, die gar nicht zu mir gehören?

Kundenorientierung ist auch im Eventmanagement eine Gratwanderung

Kundenorientierung ist auch im Eventmanagement eine Gratwanderung

5) Sie vergessen die VIPs

Was, die VIPs? Ja, genau die. Nicht selten passiert es, dass gerade der Vorstand oder der Auftraggeber und sein Team vom Eventmanager vergessen werden. Wer so oft mit diesen Menschen in Kontakt ist, vergisst leicht, dass auch sie sich noch registrieren sollten. Oder dass auch sie einen Badge für den Einlass aufs Gelände oder in Räume brauchen. Schließlich kennt sie ja auch jeder. Doch genau da liegt die Gefahr. In der Selbstverständlichkeit, mit der alle Beteiligten mit dieser Personengruppe oft zu tun haben. Und während der CEO des Corporate Events oder der Tagungspräsident eines Großkongresses noch denken „mich kennen hier eh alle“, kann es sein, dass sie ohne gültiges Ticket schnurstracks auf die nächste gut gebriefte Hostess stoßen. Und von dieser nicht hereingelassen werden wollen.

Benennen Sie daher gleich zu Projektbeginn jemanden in Ihrem Event-Team, der sich das VIP-Management kümmert.

VIPs beim Eventmanagement vergessen

VIPs beim Eventmanagement vergessen

#eventprofs Nicht selten passiert es, dass gerade der Vorstand oder der Auftraggeber und sein Team vom #Eventmanager vergessen werden. 😱 #messedigital #events #mice Klicken Sie um zu Tweeten
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