IT-Lösungen und IT-Anbieter gibt es wie Sand am Meer. Doch wie finden Sie einen guten? Einen, der IT-Lösungen anbietet, die für Ihre Veranstaltungen und die Prozesse dahinter auch wirklich passen? Hier sind 6 Anzeichen, dass Sie auf einem guten Wege sind.

Ihr Anbieter hat MICE-Expertise

Gerade wenn es um die Digitalisierung von Veranstaltungs-Prozessen geht, wird Sie und Ihre Bedürfnisse ein Anbieter aus bzw. für die MICE-Branche vermutlich besser verstehen als ein Generalist. Natürlich gibt es auch in Ihrem Hause ganz klassische und von der Eventbranche unabhängige Prozesse, z. B. alles rund um die Buchhaltung und den Jahresabschluss. Da können und sollten Sie auch einen Experten wählen, der sich auf dieses Feld spezialisiert hat. Doch wenn es darum geht, wie Ihre Daten aus der Teilnehmer-Registrierung in die Buchhaltung kommen, da ist ein MICE-Spezialist höchst wahrscheinlich für Sie die bessere Lösung. Gleiches gilt für alle weiteren Kernprozesse rund um Ihre Veranstaltungen. Sei es das Projektmanagement, die Verwaltung von Räumlichkeiten, die Ausschilderung auf großen Geländen, die Vermarktung von Dienstleistungen u. v. m.

Der Anbieter hat MICE-Expertise.

Der Anbieter hat MICE-Expertise

Ihr IT-Anbieter kann Sie beraten

Und darüber hinaus: Er kann es und er tut es. Denn gerade, wenn Sie bereits viele IT-Lösungen in Ihrem Hause im Einsatz haben, ist es wichtig, dass diese aufeinander abgestimmt sind. Lassen Sie sich umfassend beraten, bevor Sie eine neue Lösung integrieren. Klären Sie vorab, wie es mit den Schnittstellen aussieht, wie leicht lassen sich diese wirklich konfigurieren? Damit meinen wir auch die Schnittstellen der bisherigen Lösungen. Manchmal gibt es nicht mal mehr jemanden, der die alte IT noch anpassen kann. Denken Sie auch an die Vermeidung von Doppelarbeit. Was das eine System schon erfasst, sollte das andere System unbedingt mitnutzen. Und klären Sie, welche IT-Lösung die „Single Source of Truth“ sein soll. Ein guter IT-Anbieter hilft Ihnen bei all diesen Fragen.

IT-Beratung

echte IT-Beratung

Ihr Anbieter bringt Hardware und Software in Einklang

Manchmal haben Sie lediglich Software, die in (fast) jedem beliebigen Browser läuft. Doch manchmal brauchen Sie auch Hardware, also beispielsweise Displays. Planen Sie beispielsweise neue Touch-Applikation oder eine digitale Beschilderung, brauchen Sie auch die zugehörige Hardware. Und genau dazu sollte Sie Ihr Anbieter auch beraten können. Sonst haben Sie vielleicht Consumer-Bildschirme auf Ihrer Messe oder gar auf Ihrem Messegelände. Und die sind nun einmal nicht für den Dauerbetrieb ausgelegt, können die Inhalte nicht so anzeigen, dass sie auch von der Ferne gut wirken und lesbar sind etc. Selbst wenn Sie „nur“ eine Teilnehmer-Registrierung suchen, die richtige Hardware zum Scannen von Namensschildern oder Gesichtserkennung, wird sich vor Ort bezahlt machen.

Hardware und Software sind im Einklang

Hardware und Software sind im Einklang

Ihr IT-Anbieter spricht Ihre Sprache

Sicherlich hilft es, wenn Sie beide in der gleichen Sprache kommunizieren. Gerade bei der Integration von IT ist eine zweite Sprache eine Hürde für die Kommunikation von Laien und Experten. Doch wie sieht es darüber hinaus aus? Verstehen Sie Ihren Anbieter, auch wenn sein Angebot in deutscher Sprache vorliegt? Oder sind so viele Fachbegriffe enthalten, dass Sie sich beim besten Willen nicht vorstellen können, was er da anbietet oder fragt? Ist er auch bereit, sich auf Ihre Sprache einzustellen? Das beginnt schon bei solchen Kleinigkeiten wie „Anmelde-Portal“ statt „Ticketshop“ für die Online-Anmeldeseite. Ganz egal, welche Begriffe Sie nutzen, nutzt Ihr Anbieter in der Kommunikation mit Ihnen dieselben? Oder verstehen Sie schon in der Angebotsphase „nur Bahnhof“?

Der IT-Anbieter spricht Ihre Sprache

Der Anbieter spricht Ihre Sprache

Ihr Anbieter bietet transparente Angebote an

Wissen Sie, wenn Sie Ihren Anbieter beauftragen, welche Kosten auf Sie zukommen werden? Damit meinen wir sowohl die Beratung, die Konzeption, die Integration als auch die Nebenkosten. Welche Prozesse müssen Sie voraussichtlich individuell anpassen lassen? Und wie sieht es mit Kosten für benötigter Hardware oder Zusatzbauten aus? Manchmal brauchen Sie lediglich Ihren PC, ein Tablet oder Smartphone und einen Browser. Manchmal jedoch müssen Sie noch Monitore oder Kameras und deren Halterungen kaufen. Weist Sie Ihr IT-Anbieter – wenn Sie das nicht schon selbst berücksichtigt haben – darauf hin?

Transparenz beim IT-Anbieter

Transparenz beim Anbieter

Ihr IT-Anbieter sieht Wartung und Support vor

Aus den Augen aus dem Sinn? Die IT-Lösung ist integriert und nun stehen Sie alleine da? Gute Anbieter denken auch an die Zeit nach der Integration und bieten Ihnen gleich die Wartung und den Support an. Dabei denken sie natürlich auch an die auf Ihren Veranstaltungen notwendigen Reaktionszeiten. Denn manchmal kann ein Support einfach nicht warten – nicht einmal 10 Minuten. Während es lange vor Ihren Events durchaus schon einmal ein oder zwei Stunden oder gar über das Wochenende Zeit hat, bis das System wieder einwandfrei läuft.

Fazit

Gute IT-Anbieter denken an die Prozesse aus Ihrer Sicht und stellen sich dann darauf bestmöglich ein. Je mehr Expertise sie dabei in der Veranstaltungsbranche mitbringen, desto höher sind die Chancen, dass Sie beide dabei die gleiche Sprache sprechen.

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