Dies ist der dritte Teil unserer Blog-Serie „Wie digital arbeiten Sie schon?“. Im ersten Teil erfahren Sie, welche digitalen Tools Sie generell heute schon nutzen können. Und im zweiten Teil geht es vor allem und die digitalen Helfer für die Betreiber von Messegeländen und Locations. Nun möchten wir Ihnen auch noch ein paar digitale Tools für Veranstalter von Messen und Events und für Aussteller auf eben jenen Veranstaltungen vorstellen. Welche nutzen Sie davon selbst schon? Kennen Sie weitere spannende Helfer?

Digitale Tools für Aussteller

Digital Twin: Das 3D-Modell Ihres Messestandes

Das digitale Abbild eines Messestandes in 3D revolutioniert Ihre Messeplanung – vor allem, wenn Sie große und komplexe Messestände realisieren.

👉 Bauen Sie einen Spannungsbogen vor der Messe auf. Der Digital Twin Ihres Messestandes macht Ihre (potenziellen) Kunden neugierig auf den Messebesuch. Und er dient ihnen als Orientierung, da alle wichtigen Stationen bereits virtuell begehbar sind. Darüber hinaus steigert er den Wiedererkennungswert auf der Messe, denn „ich habe ihn ja schon einmal gesehen“.

Sie wollen, dass die Konkurrenz den Stand vorab nicht sieht? Dann bauen Sie eine Registrierungsseite ein und tracken so, wer sich bereits im Vorfeld für Ihre Messeteilnahme interessiert hat. Optimieren Sie so Ihre Akquise-Strategie und natürlich auch Ihren Personaleinsatz. Denn Sie erhalten schon vorab Hinweise darauf, welche Standbereiche und Exponate besonders gefragt sein werden.

So sieht beispielsweise der Digital Twin des Messestandes von Siemens auf der SPS 2019 aus. 

#messedigital #eventprofs Das digitale Abbild eines Messestandes in 3D revolutioniert Ihre Messeplanung – vor allem, wenn Sie große und komplexe Messestände realisieren. #digitaltwin Klicken Sie um zu Tweeten

Heatmaps und Datenanalyse

Erfassen Sie mit Hilfe von Sensoren und Kameras die Besucherströme auf Ihrem Messestand in diesem Jahr. Analysieren Sie die Daten und optimieren Sie basierend auf diesen Erkenntnissen die kommende Messe. Was der Einzelhandel im großen Stil vormacht, entdeckt auch die Messebranche für sich.

Dank der Heatmaps wissen Sie, wann und wo sich Besuchertrauben gebildet haben. Sie sehen, welche Exponate oder Messebereiche demzufolge besonders attraktiv waren. Was bis dato ein Bauchgefühl oder die Beobachtung Einzelner war, können Sie nun messen. Und so für alle Entscheider sichtbar machen.

Wichtig hierbei ist, dass Sie dabei DSGVO-konform vorgehen und keine personenbezogenen Daten erfassen oder speichern. Mehr dazu erläutern wir Ihnen gern telefonisch oder ein einem persönlichen Gespräch.

Besucherströme mit Heatmap analysieren

Besucherströme mit Heatmap analysieren

#eventprofs #messedigital Dank der Heatmaps wissen Sie, wann und wo sich Besuchertrauben gebildet haben. Sie sehen, welche Exponate oder Messebereiche demzufolge besonders attraktiv waren. Klicken Sie um zu Tweeten

Digitale Tools für Terminbuchungen am Stand

Wie erfassen Sie die Gesprächswünsche an Ihrem Stand? Vielleicht mit Hilfe eines Dienstes des Veranstalters? Oder nutzen Sie bereits einen digitalen Terminassistenten, z. B. von Acuity Scheduling, Appointlet, Calenso, Doodle MeetMe oder Timify? Machen Sie es Ihren Besuchern so einfach wie möglich, Termine an Ihrem Stand zu vereinbaren. So haben auch Ihre Vertriebler bessere Akquise-Chancen – dank der besseren Vorbereitung und des gut getakteten Terminkalenders.

digitale Terminbuchung auch auf Messeständen

Leadmanagement-Tools

Leads sind für viele Aussteller die zentrale Kennzahl, die über den Erfolg oder Misserfolg einer Messe entscheidet. Und auch dafür gibt es heute zahlreiche digitale Tools, z. B. von alivello, hileadzz, pitchview, Scan2Lead, LeadApp oder snapADDY.

Das funktioniert meistens so: Mit so einem digitalen Tool für Ihr Leadmanagement fotografieren Sie die Visitenkarte Ihres Messebesuchers. Die App erkennt die Schrift, wandelt sie in strukturierte Informationen um und speichert sie ab. Haben Sie eine Schnittstelle zu Ihrer CRM-Datenbank konfiguriert, können Sie auf die so digital eingesammelten Leads sehr komfortabel und wesentlich schneller als mit manueller Erfassung zugreifen.

Nutzen Sie digitale Tools für Ihr Leadmanagement

Nutzen Sie digitale Tools für Ihr Leadmanagement

Leads sind für viele Aussteller die zentrale Kennzahl, die über den Erfolg oder Misserfolg einer Messe entscheidet. Und auch dafür gibt es heute zahlreiche digitale Tools, z. B. >>> #messedigital #leads Klicken Sie um zu Tweeten

Ergänzen Sie Ihren Marketing-Mix durch virtuelle oder hybride Veranstaltungen

Bringen Sie Ihr Wissen oder Ihre Werbebotschaften und auch Networking-Möglichkeiten auch ins Web. Entweder mit einem eigenen virtuellen Event oder auf dem eines Messe-Veranstalters. So können Sie die Reichweite der realen Veranstaltungen hervorragend unterstützen und erweitern.

Virtuelle Messen, Live Streams, Webinare und Co. erreichen auch die Teilnehmer, die vor Ort nicht dabei sein können oder wollen.

Sie sind auch eine exzellente Gelegenheit, Ihre Inhalte zunächst einmal online zu testen. Welches Thema zieht besonders viele Interessenten? Aus welcher Region? Oder welcher Referent kommt gut an? Analysieren Sie die Ergebnisse, optimieren Sie die Inhalte und präsentieren Sie dann das Ergebnis als reale Veranstaltung.

Oder streuen Sie virtuelle Events immer wieder einmal zwischen den analogen Terminen ein. Erhöhen Sie so die Kundenbindung oder bauen Sie eine Community auf. 

virtuelle oder hybride Events

virtuelle oder hybride Events

Digitale Tools für Veranstalter

Registrierung von Teilnehmern, Ausstellern, Referenten

Damit fangen wohl die meisten Veranstalter an: Mit einem Online-Anmeldetool für ihre Teilnehmer, Aussteller, Sponsoren, Referenten und oftmals auch für das eigene Team. Dabei liegen die Vorteile eines solchen digitalen Tools auf der Hand:

  • Alle Daten sind zentral an einem Ort gespeichert.
  • Die Teilnehmer können sich jederzeit selbst anmelden.
  • Vorbei sind die Zeiten von immer bunter und undurchsichtiger werdenden Excel-Listen.

Sollten Sie vielleicht noch kein Online-Anmeldetool haben, überlegen Sie sich zuerst genau, was das Tool können soll. Fertigen Sie eine Liste von „Must haves“ und von „Nice to haves“ an. Recherchieren Sie erst dann nach einem Anbieter, denn es gibt einfach sehr viele mit sehr unterschiedlichen Angeboten und Funktionen.

Digitale Tools fürs Matchmaking- und Networking

Networking ist DER Grund, warum Teilnehmer zu Ihrer Veranstaltung kommen – neben der fachlichen Weiterbildung. Doch oftmals sind Messen einfach sehr groß und die Herausforderung lautet: Wie finde ich andere interessante Teilnehmer? Oder auch Aussteller. Denn selbst wenn Sie einen (online) Messekatalog mit Ihren Ausstellern veröffentlicht haben, ist es immer noch nicht klar, dass sich die richtigen Menschen vor Ort treffen. Sei es nur, weil der richtige Ansprechpartner bei „meinem“ Wunsch-Aussteller immer wieder selbst in Gesprächen ist.

Sie können diese Terminverwaltung den Ausstellern überlassen. Oder Sie als Veranstalter einer Messe oder eines Events bieten diesen Service für Ihre Aussteller an. Beispielsweite mit Hilfe einer Matchmaking-App, z.B. der von congreet.

Networking digital unterstützen

Networking digital unterstützen

Votingtools

Spätestens seit dem Web 2.0 wollen sich Menschen auch auf Veranstaltungen aktiv einbringen können. Längst vorbei sind die Zeiten, in denen ausschließlich Frontalbeschallung für wiederkehrende Besucher sorgte.

Eine Möglichkeit, Ihre Veranstaltung interaktiver zu gestalten, sind Votingtools. Sie können Meinungen mit Hilfe von digitalen Umfragen einholen, Teilnehmer Fragen stellen lassen, beliebte Fragen auswählen lassen und vieles mehr – und das alles in Echtzeit. Probieren Sie doch einmal die digitalen Tools von sli.do, TEDME, Mentimeter, VoxVote, OnlineTED oder envivo.event aus.

digitale Votingtools

digitale Votingtools

Online-Shops

Bei vielen Veranstaltern ist auch das längst Gang und Gäbe. Ein eigener Online-Shop. Mit diesem können beispielsweise die Aussteller standardisierte Standpakete, die technische Ausstattung, Mobiliar oder auch Catering buchen. Manchmal sogar in Echtzeit, wie zum Beispiel auf der Catering-Plattform heycater. Je userfreundlicher Ihr Shop ist, desto besser. Pdf-Formulare lassen sich zwar schon am Rechner ausfüllen, besser wäre jedoch, Sie haben einen Shop, der sich wie beim Einkaufen via amazon & Co. bedienen lässt.

Online-Shop auch für Messebestellungen

Online-Shop auch für Messebestellungen

Online-Katalog

Ein digitaler Katalog Ihrer Aussteller ist heutzutage ein „Must have“. Doch Hand aufs Herz: Ist Ihrer auch wirklich zeitgemäß und userfreundlich? Wir haben schon so einige Online-Kataloge gesehen, die nur sehr wenig oder sogar fehlerhafte Informationen preisgaben.

Die Gratwanderung zwischen „zu viel Information“ der eigenen Konkurrenz auf dem Silbertablett servieren und den Kunden wichtige Informationen vorenthalten, ist sehr schmal. Dessen sind wir uns sehr wohl bewusst. Doch wer Ihren Messekatalog abtippen bzw. mit Copy&Paste in seine eigene Datenbank übertragen will, der schafft es auch – irgendwie.

Bargeldloses Zahlen vor Ort

Wussten Sie, dass Geld ausgeben die gleiche Region im Gehirn anspricht wie die, welche durch körperliche Schmerzen angesprochen werden? Geld ausgeben tut im wahrsten Sinne des Wortes weh.

Diesen Schmerz Ihrer Teilnehmer können Sie lindern, in dem Sie das Geld unsichtbarer machen und den Akt des Bezahlens von dem des Konsumierens trennen. Mit anderen Worten:

Lassen Sie Ihre Kunden bargeldlos, also mit Kreditkarte, PayPal & Co. bezahlen und vor oder nach dem Event. Token sind auch ein gutes Mittel, um Ihre Teilnehmer beim Verzehr von Speisen und Getränken nicht so genau auf den Preis schauen zu lassen.

Digitale Einlasskontrolle

Sparen Sie Papier und unzählige Einlass-Helfer und digitalisieren Sie auch Ihre Einlasskontrolle, z. B. mit Barcodes oder durch Gesichtserkennung. Gerade letztere ist vielleicht noch nicht so akzeptiert – vor allem in Deutschland. Allerdings funktioniert sie auch unter widrigsten Lichtbedingungen erstaunlich gut. Und es geht deutlich schneller als wenn Sie – wie auf Konferenzen lange üblich – sich den Namen Ihres Gegenübers sagen lassen und sein Namensschild suchen müssen. Wenn Sie sich Facial Recognition interessieren, fragen Sie doch z. B. einfach einmal bei Fastlane nach.

Digitale Tools für Sitzpläne

Gerade für die Veranstalter von Opening-Sessions, Gala-Abenden, Kongressen und Co. sind Sitzpläne eine mühevolle Kleinarbeit. Und dann gibt’s auch noch die last-minute-Änderungen vom C-Level.

Schonen Sie Ihre Nerven und digitalisieren Sie auch diesen Part Ihres Veranstaltungsmanagements. Entweder mit Hilfe einer existierenden Standardlösung wie von allseated, colada und eventbrite oder einer dank einer Individuallösung

Nutzen-Sie- digitale Helfer für Sitzpläne

Nutzen-Sie- digitale Helfer für Sitzpläne

#eventprofs #messedigital Schonen Sie Ihre Nerven und digitalisieren Sie auch die Sitzpläne für ihre Eröffnungsveranstaltungen, Gala-Abende & Co. Klicken Sie um zu Tweeten

Digitales Call for Papers

Ob Vortragsprogramm auf einer Messe oder Konferenzprogramm, wenn Sie viele und dabei auch immer wieder neue Referenten suchen, können Sie einen Call for Papers (Aufruf Beiträge einzureichen) starten.

Nutzen Sie digitale Tools für Ihr Call for Papers. Und sparen Sie sich im Zuge der Referenten- und Programmwahl viele E-Mails mit noch größeren Anhängen und das Abtippen in Excel. Digitale Helfer dafür gibt’s z. B. von Converia, CVS, EasyChair, EDAS, pharma service oder Smart Abstract.

Die digitale Messetasche

Wie groß sind die Müllberge von gedruckten Broschüren, Flyern, Handouts & Co. nach Ihren Veranstaltungen? Viele der gedruckten Werbeinformationen wandern auf Messen und Events ungelesen in die Tonne. Dabei muss das heute gar nicht mehr sein. Bieten Sie Ihren Ausstellern doch eine digitale Messetasche an. Sie hat dabei zahlreiche Vorteile:

  • Sie sparen eine Menge Druckkosten und Ressourcen fürs Packen der Taschen.
  • Ihre Kosten für die Müllentsorgung sinken.
  • Sie sind nachhaltiger und sparen Papier, Transportwege und Lagerflächen.
  • Sie können den ROI der Werbemaßnahmen exakt berechnen und den Ausstellern vorweisen.
  • Die Informationen sind orts- und zeitunabhängig für alle Interessenten verfügbar.
#eventprofs #messedigital Bieten Sie Ihren Ausstellern doch eine digitale Messetasche an. Sie hat dabei zahlreiche Vorteile >>> Klicken Sie um zu Tweeten

 

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