In diesem Teil der Serie „Wie digital arbeiten Sie schon?“ geht es speziell um digitale Tools für Messe- und Locationbetreiber. Falls Sie den allgemeineren Teil 1 verpasst haben, schauen Sie doch einfach einmal in diesen Beitrag herein. Nun aber konkret zu den Tools für die Betreiber von Messegeländen und Locations.

Digital Hallen und Messestände einplanen

Digital Arbeiten bedeutet auch: Messehallen digital einplanen. Und das Gute daran: Das digitale Hallenaufmaß ist bereits Realität. Und es löst bekannte Probleme beim Einmessen von Messeständen in einer Messehalle. Bestimmt kennen Sie diese Herausforderungen:

  • Theorie vs. Realität – Hallenpläne stimmen mit der Realität nur selten überein
  • manuelles Einmessen ist zeit- und damit kostenintensiv
  • das Personal fürs analoge Einmessen wird immer knapper
  • eng getaktete Auf- und Abbauzeiten von Messen, die sich immer mehr überlappen
Auf Messegeländen oder Locations digital arbeiten und Flächen digital einmessen.

Auf Messegeländen oder Locations digital arbeiten und Flächen digital einmessen.

Mit dem digitalen Einmess-System easymatch  lösen Sie all diese Herausforderungen auf einen Schlag. Was Sie dafür brauchen? Die richtige Software und ein paar Laser an der Hallendecke und los geht’s.

  1. Importieren Sie Ihre AutoCAD-Dateien in die Software.
  2. Loggen Sie sich per Smartphone oder Tablet ein.
  3. Lassen Sie sich von easymatch Ihre Einmess-Punkte vom Laser anzeigen – horizontal UND vertikal.

#messedigital #eventprofs Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie auf Hallenböden rumgerutscht sind, um Messestände einzuzeichnen. Das geht heute mit Software und Laser. 👉 Klicken Sie um zu Tweeten

Digital arbeiten & die Logistik auf dem Messegelände meistern

Sie wissen es selbst am besten. Während des Auf- und Abbaus von Messen müssen eine Menge von Materialen auf dem Gelände bewegt werden. Gerade bei Groß- und Parallelveranstaltungen ist die Koordination der zahlreichen LkW und PkW eine echte Herausforderung. Denn die Flächen zum Parken, Ein- und Ausladen, die Verkehrswege selbst sowie die Gabelstapler sind begrenzt.

Hinzu kommen – wie schon beim digitalen Einmess-System erwähnt – immer kürzere und häufiger überschneidende Auf- und Abbauphasen der Messen. Schnell sind Hallentore, Ladezonen, Parkflächen, Straßen und Wege auf dem Messegelände oder auch öffentliche Verkehrsflächen vor dem Gelände blockiert. Und trotz freundlicher oder auch strengerer Durchsagen bewegt sich manchmal einfach nichts.

Abhilfe schaffen hier digitale Logistiksysteme, die beispielsweise Slots für die LkWs vergeben und managen können. Mit Hilfe von Kameras können diese das Kennzeichen des LkWs erfassen und erkennen sofort, ob und wann für dieses Fahrzeug ein Slot auf dem Gelände gebucht wurde.

Alle weiteren Logistik-Aufgaben lassen sich ebenfalls in solch ein Tool integrieren. Zum Beispiel:

  • digitale Bezahlung der Kaution beim Befahren des Messegeländes
  • individuelle Wegführung über das Messegelände für jeden einzelnen Fahrer
  • Reminder an die abgelaufene Ent- oder Beladezeit
  • Analyse der Auslastung des Messegeländes in Echtzeit während der Auf- und Abbauphasen
  • Verbesserung der Logistikprozesse aufgrund der digital eingesammelten Daten
  • Integration der Daten in andere Systeme, z.B. ins CRM-System, in die Buchhaltung, in die Hallenbeschilderung 
  • und vieles mehr.
digitale Logistikhelfer auf Messen

digitale Logistikhelfer auf Messen

#messedigital #eventprofs Digitale Logistiksysteme: Mit Hilfe von Kameras können diese das Kennzeichen des LkWs erfassen und erkennen sofort, ob und wann für dieses Fahrzeug ein Slot auf dem Gelände gebucht wurde. Klicken Sie um zu Tweeten

Digitale Beschilderung von Messehallen und Werbeflächen

Pappschilder waren gestern. Wer heute ein Messegelände stets aktuell und kundenorientiert ausschildern will, greift auf digitale Helfer zurück. Displays auf dem ganzen Gelände werden dabei von einer Software angesteuert, die dabei außerdem wichtige Koordinationsaufgaben übernimmt. Denn häufig sind viele Mitarbeiter und auch externe Partner bei der Hallenbelegung, Ausschilderung, dem Verkauf von Werbung etc. involviert.

Wollen Sie Ihre Beschilderung digital lösen, können Sie auf zwei Varianten der Software zurückgreifen:

Die vollautomatisierte Beschilderung

Mit dieser können Sie verschiedene Abteilungen und Dienstleister in einem Tool arbeiten lassen und auch in Echtzeit die Anzeigen von Bildschirmen mit nur wenigen Mausklicks ändern. Solche Systeme wie myLocation schalten sich „von allein“ nach dem Messetag aus und fügen die Informationen unterschiedlicher Eingaben zusammen. Kein Projektmanager muss mehr überlegen, ob auf dem Display zwischen Halle 1 und 2 der Wegepfeil nach rechts oder links zeigen sollte, wenn er die dahinterliegenden Hallen und Räume ausschildern möchte. Und der Werbemanager muss sich auch nicht mehr per E-Mail oder Telefon mit dem Logistikmanager für die belegten Hallen verständigen. Das System schlägt ihm „von allein“ die richtigen Displays vor, rechnet die Belegungszeiten aus und in Echtzeit die Werbekosten für den Anzeigenkunden. Das vollautomatisierte System lohnt sich vor allem für große, komplexe Messegeländen mit vielen Hallen, Räumen und Übergängen.

Die manuell gesteuerte Beschilderung

Auch hier steuert eine Software die Displays auf dem Gelände an. Allerdings sind die Prozesse dahinter nicht in die Software integriert. So muss der Betreuer der Bildschirme alle Änderungen an allen relevanten Displays selbst eintragen. Muss sich mit den anderen Beteiligten abstimmen und natürlich auch den Vertrieblern Bescheid geben, ob nun mehr oder weniger Werbeflächen zur Verfügung stehen. Ein System, welches vor allem auf kleineren Messegeländen mit weniger Hallen und Räumen, sehr sinnvoll eingesetzt werden kann.

Digitalisierung bedeutet auch: digitale Beschilderung von Messehallen

Digitalisierung bedeutet auch: digitale Beschilderung von Messehallen

#messedigital #eventprofs Pappschilder waren gestern. Wer heute ein Messegelände stets aktuell und kundenorientiert ausschildern will, greift auf digitale Helfer zurück. #signage Klicken Sie um zu Tweeten

Digital Twins machen Hallen und Locations erlebbar

Kurbeln Sie Ihren Vertrieb an und machen Sie (neue) Hallen und Locations mit einem digitalen Zwilling erlebbar(er). Egal ob Sie für Ihre Kunden die Räume mit Hilfe einer VR-Brille auf der auf dem Desktop digital begehbar machen, beides wirkt deutlich lebendiger als die 2D-Ansicht im Print oder auf dem Bildschirm.

Nutzen Sie diese Form der Visualisierung vor allem dann, wenn

  • Sie bei komplexen Bauten den Planungsprozess vereinfachen und beschleunigen wollen,
  • TOP-Entscheider involviert sind, die wenig Zeit haben und mit 2D Auto-CAD Plänen nur wenig anfangen können,
  • Sie Ihre Messehalle oder Location bereits in der Bauphase aktiv vermarkten wollen,
  • Ihre Kunden für Site Inspections besonders weite Anreisen in Kauf nehmen müss(t)en,
  • Sie Ihren Kunden Ihre Halle bzw. Ihre Location möglichst lebendig in unterschiedlichen Einsatz-Szenarien präsentieren wollen

So sieht beispielsweise der Digital Twin des noch in Bau befindlichen CCH (Congress Center Hamburg) aus:

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Smart Venue: Nutzen Sie die Daten, die Ihr Gelände kennt

Wollen Sie als Betreiber eines Messegeländes oder einer Location möglichst digital arbeiten, lassen Sie sich von Ihrem smart venue helfen. Mit Hilfe von Kameras, Sensoren oder Lichtschranken können Sie bereits heute eine Menge von Daten sammeln – und das DSGVO-konform. Besonders wichtig dabei ist, dass Sie keine personenbezogenen Daten sammeln oder verwerten. Achten Sie also darauf, dass die Daten schon beim Erheben anonymisiert werden. Das können heute bereits schon Kameras, die z. B. die Besucherfrequenz in Shopping-Malls oder auf Veranstaltungen erfassen.

Haben Sie diese Daten erfasst, können Sie Prozesse und Dienstleistungen ein Stück weiter oder gar vollkommen automatisieren. Beispielsweise können Sie in Abhängigkeit von der Besucherfrequenz die Reinigung bestimmter Bereiche auslösen. Sie könnten Sie auch rechtzeitig vor sicherheitsgefährdenden Überfüllungen warnen. Oder Schlangen an den Catering-Stationen erkennen, so dass Sie frühzeitig gegensteuern können. Wissen die Sensoren in den Hallen und Räumen wie warm es ist, können sie die Temperatur „von allein“ steuern. Gleiches gilt für die Luftqualität.

Mindestens genauso spannend sind dabei alle Daten, für die sich Ihre Aussteller interessieren. Wie ist der Besucherfluss über das Gelände? Wann kommen wo die meisten Besucher vorbei? Ist der Stand A wirklich besser frequentiert als B? Dann bepreisen Sie ihn auch dementsprechend. Und informieren Sie Ihre Aussteller über die gewonnenen Einsichten, so dass auch diese ihre Messestände ud ihren Personaleinsatz optimieren können.

smart venue dank Digitalisierung auf Messegeländen und in Locations

smart venue und Datennutzung dank Digitalisierung auf Messegeländen und in Locations

#messedigital #eventprofs Wollen Sie als Betreiber eines Messegeländes oder einer Location möglichst digital arbeiten, lassen Sie sich von Ihrem smart venue helfen. 👉 Klicken Sie um zu Tweeten

Große Freiflächen genauer managen

Für Messehallen gibt es genaue Pläne, für Freiflächen sieht es dagegen manchmal etwas anders aus. Gerade, wer Festivals & Co. im Freien plant, erhält oftmals nur grobe Pläne. Und dennoch muss die Bühne exakt aufgebaut, die Fluchtwege genau geplant und die sanitären Anlagen an der richtigen Stelle aufgebaut werden. Je mehr Dienstleister Sie dann koordinieren, desto herausfordernder wird es mit den groben Plänen. Wer Ihnen dabei helfen kann, ist what3words – ein System für einfache und präzise Ortsangaben. What3words hat dafür jedem 3 m x 3 m großen Quadrat auf der Welt eine einmalige Dreiwortadresse zugeteilt. Solche Dreiwortadressen lassen sich leicht sagen, teilen und merken. Darüber hinaus sind sie genauso akkurat wie GPS-Koordinaten.

Übrigens: Auch Ihre Besucher werden sich freuen, wenn sie sich auf einem großen Gelände ohne besonders markante Treffpunkte verabreden und finden können.

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Fazit

Speziell für Betreiber von Messehallen und Locations gibt es bereits einige digitale Tools, die ihnen die Arbeit erleichtern. Sie sparen Zeit und somit auch Kosten. Sind Sie Messeveranstalter und wollen Sie möglichst digital arbeiten? Dann könnte der dritte Teil dieser Serie für Sie spannend sein. Falls Sie über diesen automatisch informiert werden wollen, abonnieren Sie doch einfach unsere Blog-Updates (oben rechts).

 

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